Как перенести данные из другой программы или электронных таблиц

Если у вас есть накопленная база клиентов, мы поможем перенести её в ФитБейс. При подключении годового тарифа делаем выгрузку данных бесплатно 😎

Выберите удобный вариант перехода и сообщите персональному менеджеру:

• 10 рабочих дней

Самостоятельно заполните шаблоны в формате Excel и отправьте в чат техподдержки. Скачать таблицы можно по ссылке: 🔗 Шаблоны для переноса данных

• 14 рабочих дней

Вам достаточно предоставить доступ к рабочему компьютеру — мы всё сделаем сами. Скачать программу для удалённого доступа можно по ссылке: 🔗AnyDesk

На время переноса данных мы создаём чат в Telegram, где вы можете получать всю актуальную информацию и задавать интересующие вопросы.

Шаги по переносу данных:

1. Получаем заполненные шаблоны или доступы к вашей базе

2. Выгружаем все необходимые данные и форматируем под ФитБейс

3. Проводим первую тестовую выгрузку данных

4. Ждём подтверждение от клуба, что данные выгружены верно

5. Если после первой выгрузки найдены неточности, получаем нужные данные и пробуем ещё раз. 

      Если после первой выгрузки все перенесено корректно, вы начинаете работу в           Фитбейс и вносите самостоятельно недостающие данные с момента                               предоставления данных до текущего дня

   6. После проверки с вашей стороны, назначаем дату «переезда» и делаем                        контрольную выгрузку вечером — уже утром можно будет работать в ФитБейс

Например: Вы передали файлы в четверг вечером, в базу они загружены в пятницу утром. С момента отправки файлов и до утра пятницы необходимо добавить в Фитбейс: новых клиентов, проданные абонементы, услуги, товары и списать посещения.

Важно знать перед заполнением

В системе есть связи таблиц, без заполнения которых, данные не загрузятся в систему. Такими связями являются:

Шаблоны абонементов - абонементы - посещения (если нет шаблона, то в карточке клиента не будет абонемента и посещения по нему)

Шаблоны услуг - услуги - списания услуг (если нет шаблона, то в карточке клиента не будет абонемента и посещения по ней)

Шаблоны товаров - товары (если нет шаблона, у клиента не будет проданного товара)

Клиенты - комментарии, задачи (если нет клиента, комментарии и задачи по нему не перенесутся)

Все наименования должны совпадать в разных таблицах. Если в таблице шаблоны абонементов указан заголовок “Абонемент 6 месяцев”, то и в таблице абонементы должно быть название “Абонемент 6 месяцев”.

Как заполнить таблицы (шаблоны) для переноса данных

Для импорта вашей базы данных в ФитБейс заполните сохраненные шаблоны (таблицы Excel). Заполните те шаблоны, для которых у вас есть данные.
В таблицах есть примеры формата вносимых данных, а обязательные к заполнению столбцы отмечены «звездочкой» (*)  

Заполнять таблицы лучше всего в следующем порядке:

1. Таблица «Клиенты»
   ID клиента, ФИО, пол, номер телефона в формате: 79223334455
   
   

2. Таблица «Шаблоны абонементов»
   Наименование, цена, продолжительность
   
   

3. Таблица «Шаблоны услуг»
   Наименование, цена, количество посещений
   
   

4. Таблица «Шаблоны товаров»
   Название, цена
   
   

5. Таблица «Абонементы»
   ID клиента, ФИО, название, дата активации, дата окончания, стоимость, оплачено
   
   

6. Таблица «Услуги»
   ID клиента, ФИО клиента, название, дата оплаты, использований осталось, стоимость
   
   

7. Таблица «Товары»
   ID клиента, ФИО клиента, название, дата продажи, стоимость

8. Таблица «Посещения» (по абонементам)
   ID клиента, ФИО клиента, название абонемента, дата входа
   
   

9. Таблица «Списания услуг» (активированные персональные занятия и разовые услуги)
   ID клиента, ФИО клиента, название услуги, дата списания
   
   

10. Таблица «Задачи»
    Если нет выгрузки задач с датами, пропустите этот файл и заполните следующий
    
    

11. Таблица «Комментарии»
    Если хотите разделить комментарии по событиям, дублируйте клиента и пишите каждый комментарий в новой строке.

12. Таблица «Заявки»
    ФИО клиента, номер телефона, воронка, дата создания
    
    

13. Таблица «Зал»
    Название
    
    

14. Таблица «Шаблоны занятий»
    Название, Тип, Продолжительность, Предварительная запись, Максимум записей, Отображать на сайте, Запись только с оплаченным основанием
    
    

15. Таблица «Расписание персональных тренировок»
    ФИО клиента, номер телефона клиента, дата и время занятия, фио тренера, название тренировки, статус, продолжительность, зал, запись только с оплаченным занятием
    
    

16. Таблица «Расписание групповых тренировок»
    Название, Тип, Продолжительность, Предварительная запись, Максимум записей, Отображать на сайте, Запись только с оплаченным основанием
    
    

17. Таблица «Записи групповых тренировок»
    Название, дата, телефон клиента, фио клиента, статус записи

Таблица «Клиенты»

Данная таблица содержит информацию, которая будет отображаться в карточке клиента. Обязательные к заполнению столбцы отмечены «звездочкой» (*):

• client_id - уникальный идентификатор клиента, используется при возникновении вопроса в техническую подддержку

• 

• phone - телефон клиента

• 

• client_fio - фио клиента. Если есть дубль клиента в системе - то перенос этого клиента осуществлен не будет. Дублем считается клиент: с одинаковым ФИО И номером телефона
  

• create_date - дата добавления пользователя в систему. Если дата неизвестна, можно указать текущую - она отобразится в карточке клиента

• 

• birth_date - дата рождения клиента

• 

• sex - пол клиента мужской или женский

• 

• email - электронная почта клиента

• 

• passport_number - серия паспорта

• passport_info - номер паспорта

• passport_date - дата выдачи паспорта 

• address - адрес проживания по паспорту

• 

• ad_source - рекламный источник регистрации. Например, через группу Вконтакте.

• 

• comment - комментарий прикрепленный к клиенту

• 

• tags - название, несколько тегов указывается через запятую

• 

• manager - ответственный менеджер, закрепленный за клиентом.

По ФИО менеджера будет сгенерирован сотрудник (роль “Менеджер”, ФИО как указано в ячейке, email будет сгенерирован как Фамилия_И@fitbase.io, пароль 111111). Пример сгенерированного сотрудника:

• deposit - числовое значение в деньгах на счету у клиента.

• 

• is_archive - число значение статуса архивации пользователя. Если 1 - архив, если иное - активный

• card - номер пластиковой карты клиента

• Проверить перенесенную информацию можно в разделе Клиенты.

Таблица «Шаблоны абонементов»

• name - название абонемента

• price - целое число без точек и запятых
  

• duration - продолжительность
  
  
  

• duration_type - строка, по умолчанию принимаем как месяцы. Если в строке содержится сочетание “дн” или “days”, значит указаны дни.
  
  

• visits - число, общее ограничение по визитам. Если число в visits не указано - считаем абонемент безлимитным.
  
  

• guests - целое число
  

• freeze - целое число
  

• first_visit_activation - целое число. Если 1, то включено. В иных случаях выключено.
  

• archive - число. Если 1, то включено. В иных случаях выключено.
  
  

• category - название категории
  Если категория совпадает с той, что уже создана в системе - в абонементе будет указана эта категория. Иначе создается новая категория в корневой папке “Абонементы”.
  
  

legal_entity - название, юр. лицо Если не указано - привязывается к юр. лицу в системе с id=1. Если указано и уже существует в ФБ - привязывается к нему. Если указано и не существует - автоматически генерируется.

Проверить перенесенную информацию можно в разделе Настройки - Справочники - Абонементы

Таблица «Шаблоны услуг»

• name - название услуги
  

• price - стоимость, целое число
  

• duration - продолжительность дней, целое число
  

• visits - количество посещений, число
  

• do_enter - впускать клиента в клуб, число. Если 1, то включено. В иных случаях выключено.
  

• first_visit_activation - число. Если 1, то включено, то услуга активируется с первого посещения. В иных случаях выключено.
  

• archive - число. Если 1, то услуга архивирована. В иных случаях выключено.
  
  

• category - название
  Если категория совпадает с той, что уже создана в системе - в услуге будет указана эта категория. Иначе создается новая категория в корневой папке “Услуги”.
  
  

legal_entity - название, юр. лицо Если не указано - привязывается к юр. лицу в системе с id=1. Если указано и уже существует в ФБ - привязывается к нему. Если указано и не существует - автоматически генерируется.

Проверить перенесенную информацию можно в разделе Настройки - Справочники - Услуги

Таблица «Шаблоны товаров»

• name - название товара
  

• count - число товара, доступного на складе
  

• price - число, цена продажи
  

• code - штрихкод
  
  

• archive - число. Если 1, то товар архивирован. В иных случаях выключено.
  
  

• category -категория, к которой привязан товар
  
  Если категория совпадает с той, что уже создана в системе - в товаре будет указана эта категория. Иначе создается новая категория в корневой папке “Товары”.
  

• warehouse - название склада. Если склад совпадает с тем, что уже создан в системе - указывается этот склад. Иначе создается новый склад в клубе.
  

• legal_entity - название, юр.лицо Если не указано - привязывается к юр. лицу в системе с id=1. Если указано и уже существует в ФБ - привязывается к нему. Если указано и не существует - автоматически генерируется.

  Проверить перенесенную информацию можно в разделе Настройки - Справочники - Товары

Таблица «Абонементы клиентов»

• contract_id - уникальный идентификатор абонемента
  

• client_id - уникальный идентификатор клиента

• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)

• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  Если клиента с указанными ФИО, телефоном или ID не существует в системе, то автоматически создаем нового в том случае, если в файле импорта указан ФИО и телефон или ФИО и client_id.
  
  

• contract_name - название абонемента из таблицы Шаблон абонементов
  
  Если такого абонемента нет в шаблоне абонементов, то будет сгенерирован новый шаблон абонемента с этим названием, как безлимитный со сроком действия "1 месяц" и стоимостью 1.
  
  

• card - пластиковый номер клиента (можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• duration - целое число, продолжительность абонемнета
  
  

• duration_type - строка, по умолчанию принимаем как месяцы. Если в строке содержится сочетание “дн” или “days”, значит указаны дни.
  
  

• create_date - дата продажи абонемента. Если неизвестна, можно скопировать дату оплаты
  
  

• payment_date - дата оплаты абонемента. Если неизвестна, можно указать любую дату.
  

• activation_date - дата активации абонемента. Если неизвестна, можно указать любую ближайшую дату, важно оставить верной дату окончания.
  

• end_date - дата окончания абонемента
  Если дата активации указана, а дата окончания не указана, то дата окончания подставится при переносе как дата активации + время действия абонемента по шаблону
  
  

• freeze - число, осталось заморозок
  

• guests - число, осталось гостевых посещений
  

• visits_left - число, осталось посещений

• price - число, стоимость
  

• amount_of_payments - число, сколько оплатили из стоимости абонемента. Указывается в случае, если абонемент был оплачен частично.
  

• payment_left - число, сколько осталось оплатить. Если абонемент полностью оплачен, укажите 0
  

• type_of_payment - название, строго Наличные/Карта/Безналичная/Онлайн-оплатаЕсли не заполнено - автоматически будет указан тип “Наличные”
  
  

• manager - фио менеджера, закрепленного за продажей абонемента

Проверить перенесенную информацию можно в разделе Клиенты.

Таблица «Услуги клиентов»

• service_id - уникальный идентификатор абонемента

• client_id - уникальный идентификатор клиента

• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  Если клиента с указанными ФИО, телефоном или ID не существует в системе, то автоматически создаем нового в том случае, если в файле импорта указан ФИО и телефон или ФИО и client_id.
  
  

• service_name - название услуги.
  Если такого абонемента нет в шаблоне абонементов, то будет сгенерирован новый шаблон услуги с этим названием со сроком действия 1 день, 1 доступным посещением, стоимостью 0.
  
  

• create_date - дата добавления услуги. Если неизвестна, можно указать любую ближайшую дату.
  
  

• payment_date - дата оплаты. Если неизвестна, можно указать любую ближайшую дату.
  
  

• activation_date - дата активации. Если неизвестна, можно указать любую ближайшую дату, важно оставить верной дату окончания.
  
  

• end_date - дата окончания
  
  

• count - количество купленных услуг. Если клиент купил сразу 2 персональные тренировки на 10 посещений, то укажите 2. В остальных случаях 1.
  
  

• visits_left - число, осталось посещений по услуге
  
  

• price - число, стоимость
  
  

• amount_of_payment - число, сколько оплатили из стоимости услуги. Указывается в случае, если абонемент был оплачен частично.
  
  

• payment_left - число, сколько осталось оплатить по услуге
  
  

• type_of_payment - название, строго Наличные/Карта/Безналичная/Онлайн-оплата
  Если не заполнено - автоматически будет указан тип “Наличные”
  
  

• manager - фио менеджера, закрепленного за продажей услуги

Проверить перенесенную информацию можно в разделе Карточке клиента - Услуги 

Таблица «Товары клиентов»

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  

• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)

  Если клиента с указанными ФИО, телефоном или ID не существует в системе, то автоматически создаем нового в том случае, если в файле импорта указан ФИО и телефон или ФИО и client_id.
  
  

• product_name - наименование товара

  Если такого товара нет в шаблоне товаров, то будет сгенерирован новый шаблон товара с этим названием и стоимостью указанной в price.
  
  

• create_date - дата продажи
  
  

• count - число, кол-во товаров (по умолчанию 1)
  
  

• price - число, стоимость
  
  

• amount_of_payment - число, сколько оплатили
  
  

• type_of_payment - название, строго Наличные/Карта/Безналичная/Онлайн-оплата

  Если не заполнено - автоматически будет указан тип “Наличные”
  
  

• manager - фио менеджера, который провел продажуПроверить перенесенную информацию можно в Карточке клиента - Товары
   

  Таблица «Посещения» (по абонементам)
   

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  
• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• contract_id - строка, идентификатор абонемента
  
  
• contract_name - строка, название абонемента (служит для связи, можно взять из таблицы шаблон абонемнета)
  
  
• date_enter - время входа, дата + время (01.01.2023 13:59:00)
  
  
• date_exit - время выхода, дата + время (01.01.2023 14:59:00)
  
  
• manager - фио менеджера, который зафиксировал посещение
  
  

Проверить перенесенную информацию можно в Карточке клиента - А Посещения

Проверить перенесенную информацию можно в Карточке клиента - Абонементы - Посещения

Таблица «Списания услуг»

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  
• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• service_id - строка, идентификатор услуги
  
  
• service_name - название услуги (служит для связи, можно взять из таблицы шаблоны услуг)
  
  
• date_enter - время входа, дата + время (01.01.2023 13:59:00)
  
  
• date_exit - время выхода, дата + время (01.01.2023 14:59:00)
  
  
• manager -фио менеджера, который активировал услугу
  
  
• trainer - строка, тренер на которого активирована услуга
  
  Проверить перенесенную информацию можно в Карточке клиента - Услуги - Посещения
  
  
  

Таблица «Комментарии клиентов»

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  
• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• text - текстовое описание комментария
  
  
• create_date - дата создания комментария
  
  
• manager - фио менеджера, который оставил комментарий

Проверить перенесенную информацию можно в Карточке клиента
 

Таблица «Задачи»

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  
• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  
• text - текстовое описание задачи
  
  
• result - текстовое описание результата
  
  
• create_date - дата создания задачи
  
  
• available_date - дата дедлайна
  
  
• closed_date - дата закрытия задачи
  
  
• created_by - фио автора задачи
  
  
• closed_by - фио автора, кем закрыта задача

Проверить перенесенную информацию можно в Карточке клиента

Таблица «Заявки»

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  

• phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• email - почта клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• funnel - строка, название воронки (если пусто - пишем в “Стандартную”). Автоматически генерируем воронку, если этой воронки нет в филиале.
  
  

• funnel_step - строка, этап воронки. Автоматически генерируем этап воронки в указанной выше воронке, если этого этапа воронки нет в филиале.
  
  

• budget - бюджет заявки
  
  

• create_date - дата создания
  
  

• manager - менеджер, ответственный за заявку

Проверить перенесенную информацию можно в разделе Заявки

Таблица «Залы»

place_name - название зала 

Проверить перенесенную информацию можно в разделе Настройки - Справочники - Занятия

 Таблица «Шаблоны занятий»

• training_name - название занятия
  
  
• training_type - строго group (групповое) или personal (персональное) тип занятия
  
  
• duration - число, продолжительность занятия в минутах
  
  
• registration_required - 0 или 1 (включена предварительная запись)
  
  
• registration_count_limit - число, максимум записей на занятии
  
  
• is_public - 0 или 1 (отображает занятие на сайте)
  
  
• is_paid_reason_required - 0 или 1 (включает возможность записи только с подходящим абонементом или услугой)
  
  
• schedule_color - цвет фона занятия в формате #ffffff
  
  
• schedule_text - цвет текста занятия в формате #ffffff

Проверить перенесенную информацию можно в разделе Настройки - Справочники - Занятия

Таблица «Расписание персональных тренировок»

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• Если клиента с указанными ФИО, телефоном или ID не существует в системе, то автоматически создаем нового в том случае, если в файле импорта указан ФИО и телефон или ФИО и client_id.
  
  

• schedule_id - строка, внутренний номер
  
  

• schedule_datetime - дата + время занятия (01.01.2023 14:59:00)
  
  

• trainer_name - ФИО тренера

  Если такого тренера в системе нет, то будет сгенерирован сотрудник (роль “Тренер”, ФИО как указано в ячейке, email будет сгенерирован как Фамилия_И@fitbase.io, пароль 111111).
  
  

• training_name - название тренировки

  Если такого шаблона тренировки нет, то будет создан новый шаблон занятия с указанным названием и продолжительностью указанной в duration.
  
  

• duration - число, продолжительность занятия в минутах

  Если не указано - автоматически подставится продолжительность занятия из шаблона занятия.
  
  

• status - строго “Пришел” или “Отказался” или “Не пришел”. Если заполнено иначе, статус будет установлен как “Не подтверждено”
  
  

• place_name - название зала

  Если такого зала нет, то будет создан новый зал с указанным названием. Если зал не указан в ячейке - создаем “Зал выгрузки” и указываем его в занятии.
  
  

• is_children - 0 или 1. Для детей ли занятие
  
  

• is_paid - 0 или 1. Платное занятие или бесплатное
  
  

• is_online - 0 или 1. Занятие онлайн или нет
  
  

• is_paid_reason_required - 0 или 1. Запись только с оплаченным основанием
  
  
• is_canceled - 0 или 1. Отменено ли занятие. Если значение не указано - значит не отменено

Проверить перенесенную информацию можно в разделе График и расписание - Персоналки

Таблица «Расписание групповых тренировок»

• schedule_id - строка, внутренний номер
  
  

• schedule_datetime - дата + время занятия (01.01.2023 14:59:00)
  
  

• trainer_name - ФИО тренера

  Если такого тренера в системе нет, то будет сгенерирован сотрудник (роль “Тренер”, ФИО как указано в ячейке, email будет сгенерирован как Фамилия_И@fitbase.io, пароль 111111).
  
  

• training_name -  название тренировки

  Если такого шаблона тренировки нет, то будет создан новый шаблон занятия с указанным названием и продолжительностью указанной в duration.
  
  

• duration - число, продолжительность занятия в минутах

  Если не указано - автоматически подставится продолжительность занятия из шаблона занятия.
  
  

• place_name - название зала

  Если такого зала нет, то будет создан новый зал с указанным названием. Если зал не указан в ячейке - создаем “Зал выгрузки” и указываем его в занятии.
  
  

• is_children - 0 или 1. Для детей ли занятие
  
  

• is_paid - 0 или 1. Платное занятие или бесплатное
  
  

• is_online - 0 или 1. Занятие онлайн или нет
  
  

• is_paid_reason_required - 0 или 1. Запись только с оплаченным основанием
  
  

• is_canceled - 0 или 1. Отменено ли занятие. Если значение не указано - значит не отменено

Проверить перенесенную информацию можно в разделе График и расписание - Группы

Таблица «Записи на групповые тренировки»

• schedule_id - строка, внутренний номер групповой тренировки (связь с расписанием групповых тренировок)
  
  

• schedule_training_name - строка, название тренировки в расписании
  
  

• schedule_datetime - дата + время занятия в расписании (01.01.2023 14:59:00)

  Связь с занятием по ID или по названию тренировки и дате-времени. Для связи с занятием должно быть заполнено либо schedule_id, если в расписании групповых тренировок оно было заполнено, либо schedule_training_name и schedule_datetime.
  
  

• client_id - уникальный идентификатор клиента
  
  phone - номер телефона клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  client_fio - фио клиента (служит для связи, можно взять из таблицы Клиенты)
  
  

• Если клиента с указанными ФИО, телефоном или ID не существует в системе, то автоматически создаем нового в том случае, если в файле импорта указан ФИО и телефон или ФИО и client_id.
  
  

• status - строго “Пришел” или “Отказался” или “Не пришел”. Если заполнено иначе, статус будет установлен как “Не подтверждено”
  

Проверить перенесенную информацию можно в разделе График и расписание - Группы и открыть групповую тренировку.