Количество сотрудников в FitBase не ограничено, поэтому Вы можете выдать каждому сотруднику личный доступ со своим набором функций и разделов.

Как создать сотрудника

Создавать новых сотрудников может пользователь с ролью Администратор и Управляющий. Если у вас отсутствует данный раздел, обратитесь к руководителю.

Для создания учетной записи сотрудника, перейдите в раздел «Сотрудники» в левом боковом меню и нажмите «Добавить сотрудника»

В появившемся окне, необходимо заполнить следующие поля, где * - являются обязательными:

• *E-mail (электронная почта). Логин сотрудника для входа в личный кабинет. Указывайте реальную почту, чтобы сотрудники могли восстановить пароль. Сменить логин может сотрудник с ролью “Администратор” или “Управляющий”.

• *Пароль. Пароль, который используется для входа в учетную запись FitBase.

• Фото. Отображается внутри системы. Допустимый размер фотографии — до 1 мб, максимальный размер 800x800 пикселей, формат .jpg, .jpeg, .png.

• *Фамилия, Имя. Используется для хранения личной информации о сотруднике, отображается в отчетах.

• Отчество, Телефон, Дата рождения. Используется для хранения личной информации о сотруднике.

• Наименование должности. Отображается внутри системы для вывода должности сотрудника.

• ИНН. Данные сотрудника, который совершает продажи. Выводится в чеке при продаже и отправляется в налоговую, при активной интеграции с кассой.

• Добавочный №. Внутренний номер сотрудника, который используется при интеграции с IP-телефонией. Указывается при наличии интеграции и берется из личного кабинета OnlinePBX.

• *Роль. Набор ролей определяет возможности и доступ к определенным разделам. Указываются в зависимости от должности сотрудника..

• Дополнительные разрешения. Открывает сотруднику доступ к определенным точечным функциям. Активируется по запросу в техническую поддержку.

• Описание. Краткая информация о сотруднике - образование, стаж, сертификаты. Информация отображается только внутри системы.

• Доступные филиалы. Отображает интерфейс филиала, который будет указан. Выберите филиал в котором работает сотрудник.

В системе есть возможность отображать необходимого сотрудника в приложении. Для этого, добавьте роль «Тренер», затем нажмите на галочку «Отображать на сайте» -> Сохранить.

Роли сотрудников в программе

👨 Администратор
Самая высокая роль в системе: у сотрудника есть доступ ко всем филиалам, функциям сервиса и разделам, в том числе к Рабочему столу.
Сотрудник с данной ролью может осуществлять выгрузку отчетов и клиентов из системы.

👨 Управляющий
Эта роль подойдет тому, кто управляет клубом или студией: доступ есть к Рабочему столу и всем другим разделам, кроме:

• Касса

• Настройки → Интеграции.

• В карточке клиента у абонементов нет кнопки «Редактировать», по нажатию на которую открывается окно редактирования доступных посещений и дней заморозки.

Данная роль не может выгружать список клиентов, только отчеты. 

👨 Фитнес-директор
Сотрудник с этой ролью может управлять расписанием и добавлять сотрудников с ролью «Тренер». Имеет доступ, указанный ниже.

Раздел График и расписание:

• Все возможности.

Раздел Сотрудники:

• Редактирование данных сотрудников и их описание.

• Нет возможности отредактировать роль и доступные филиалы.

Раздел Отчёты и аналитика:

• Клуб: включает отчеты по загруженности (по часам и по дням).

• Клиенты: содержит семь категорий данных, включая посещения, продления абонементов и услуг, дни рождения, рекомендации, а также демографические показатели (возраст и пол).

• Менеджеры: включает отчеты по задачам, сводные данные по сотрудникам и статистику по IP-телефонии (звонки и голосовая почта).

• Тренеры: содержит информацию об использованных и проведенных услугах, отчеты по тренировкам, расчет зарплаты и новый отчет по работе тренеров 

• Финансы: самый объемный блок, включающий девять видов отчетов, среди которых продажи (общие, по товарам, по дням), начисления, задолженности, план-факт и движение денежных средств в кассе.

• Маркетинг: содержит сводный отчет по рекламным источникам.

Раздел Ресепшен:

• Все возможности.

Раздел Настройки:

• Справочники: Услуги, Товары, Занятия.

• Финансовые планы.

Раздел Мобильное приложение → Отзывы

• Просмотр, модерация и удаление отзывов

👨 Менеджер
Эта роль дает доступы и возможности, указанные ниже.

Раздел Заявки:

• Поиск, создание и редактирование заявок.

Раздел Клиенты:

• Поиск карточек клиентов.

• Создание новых карточек клиентов.

• Добавление абонементов, услуг, товаров, депозитов (без типа операции «Бонус») и задач.

• Редактирование номера карты клиента.

• Блокировка клиента.

• Редактирование карточки клиента (кроме контактов и менеджера)

• Смена абонемента с доплатой (если абонемент на которой необходимо сменить — дешевле).

• Оформление абонемента на другого клиента.

• Заморозка абонемента.

• Продление абонемента (продажа нового такого же).

• Добавление бонусных дней абонементу.

• Закрытие абонемента.

• Вывод на возврат (необходимо подтверждение возврата от «Управляющего» или «Администратора»).

Раздел Задачи:

• Просмотр и поиск задач.

• Создание новых задач.

• Выполнение, перенос и удаление задач.

Раздел Отчёты и аналитика:

• Клуб: содержит базовые отчеты по загруженности (по часам и по дням).

• Клиенты: включает восемь категорий данных — посещения, продления абонементов и услуг, специализированный «Отчет по подпискам», информацию о днях рождения, рекомендации, а также демографию по возрасту и полу.

• Менеджеры: содержит отчеты по задачам, сводные данные по персоналу, статистику IP-телефонии (звонки и голосовая почта) и актуальный «Отчет по работе менеджеров и администраторов» 

• Тренеры: включает данные об использованных и проведенных услугах.

• Финансы: самый детализированный блок, содержащий 16 видов отчетов. Сюда входят продажи (общие, по товарам, сводные, по дням), начисления, задолженности, план-факт, скидки, а также новые разделы: Депозиты, Онлайн рассрочка (теги NEW) и отчеты по реализации абонементов и услуг.

• Маркетинг: включает отчеты по СМС, рекламным источникам, промокодам, рейтингу программы лояльности, движению баллов и отчет по жалобам.

Раздел Ресепшен: 

• Все возможности.

👨 Старший менеджер
Эта роль позволяет смотреть все отчёты и настройки ФитБейс, имеет доступы:

Раздел Заявки:

• Все возможности.

Раздел Клиенты:

• Все возможности, перечисленные у роли «Менеджер».

• Редактирование полей «Менеджер» и «Контакты» в карточке клиента.

• Удаление посещений из абонементов и услуг.

• Редактирование даты активации и срока действия абонементов.
• Удаление активации и изменение срока действия услуги.

Раздел Задачи:

• Все возможности.

Раздел Отчёты и аналитика:

• Клуб: включает два базовых отчета по мониторингу загруженности — почасовой и по дням недели.

• Клиенты: содержит восемь категорий отчетов, охватывающих посещаемость, воронку продлений (абонементов и услуг), подписки, программу рекомендаций и демографический срез базы.

• Менеджеры: включает пять отчетов для оценки эффективности персонала, включая работу с задачами, статистику звонков и специализированный «Отчет по работе менеджеров и администраторов»

• Тренеры: содержит три основных отчета по использованным услугам, работе тренеров и проведенным тренировкам.

• Финансы: самый детальный блок, включающий 16 видов отчетов. Помимо классических отчетов по продажам, задолженностям и плану-факту, здесь представлены новые функции: Депозиты и Онлайн рассрочка, а также отчеты по реализации абонементов и услуг.

• Маркетинг: содержит девять инструментов анализа, включая отчеты по СМС и Пуш-рассылкам, эффективности промокодов, рекламным источникам, а также статистику программы лояльности и работы с жалобами.

Раздел Ресепшен:

• Все возможности.

Раздел Настройки:

• Справочники: Структура, Абонементы, Услуги, Товары (кроме возможности изменять существующие поставки), Промокоды, Занятия, Рекламные источники

• Автоматизация

• Заработная плата

• Финансовые планы

👨 Администратор ресепшен
Сотрудник с этой ролью может запускать клиентов в клуб, добавлять услуги и товары, просматривать остаток посещений по абонементам и услугам. Имеет следующие возможности.

Раздел Отчёты и аналитика:

• Клуб: включает два ключевых отчета для мониторинга трафика — «Загруженность по часам» и «Загруженность по дням».

• Клиенты: содержит семь категорий данных для анализа клиентской базы, включая посещаемость, продления (абонементов и услуг), рекомендации, а также демографические срезы по возрасту и полу.

• Менеджеры: включает отчеты для оценки эффективности административного персонала — «Отчет по задачам» и «Сводный по менеджерам».

• Тренеры: содержит данные о профессиональной деятельности сотрудников, включая отчеты по использованным услугам и проведенным тренировкам по конкретным специалистам.

• Финансы: блок с наиболее детальной отчетностью, включающий статистику продаж (общую, по товарам, по дням), начисления, задолженности, план-фактные показатели и данные о движении денежных средств в кассе.

• Маркетинг: представлен сводным отчетом по эффективности рекламных источников.

Раздел Ресепшен:

• Поиск клиентов.

• Вход и выход клиентов.

• Смена статуса записи на занятие.

• Активация доступных услуг.

• Добавление услуг и товаров выбранному клиенту.

• Просмотр доступных абонементов, услуг, товаров и посещений клиента.

• Видит всю коммуникацию.

👨 Кассир
Роль, которая позволяет осуществлять продажи и работать с кассой:

Отчёты и аналитика:

• Клуб: содержит отчеты для контроля посещаемости — «Загруженность по часам» и «Загруженность по дням».

• Клиенты: включает семь основных метрик, таких как посещения, воронки продлений абонементов и услуг, дни рождения, рекомендации, а также распределение базы по возрасту и полу.

• Менеджеры: содержит инструменты оценки персонала, включая отчет по задачам и сводные данные по работе менеджеров.

• Тренеры: предоставляет данные о проведенных тренировках и использованных услугах в разрезе конкретных специалистов.

• Финансы: блок с наиболее широким набором отчетов, охватывающий продажи (общие, по товарам, по дням), начисления, задолженности, план-фактные показатели и движение средств в кассе. В данном разделе представлен новый функционал «Депозиты»

• Маркетинг: содержит сводную аналитику по эффективности рекламных источников.

Касса:

• Проведение оплат и возвратов, выведенных на кассу.

• Добавление расходов.

• Закрытие и открытие смены на кассе.

• Добавление изъятий и внесений.

• Поиск неоплаченных счетов по клиентам.
  
  

👨 Тренер
Эта роль дает возможность отмечать посещение своих тренировок и указывать в расписании персональные занятия. Доступ открывается к разделу — График и расписание и вкладкам:

• Единая сетка расписания.

• Групповые занятия. У занятия показано его название, количество свободных записей и тренер. Не показаны записи внутри чужих групповых занятий.

• Персональные тренировки. Показаны только свои тренировки.

• График работы. Показан только свой график работы. Доступно его изменение.

Профили всех работников заполняются так же, как и профили тренеров. Но есть несколько нюансов:

• Сотрудник не может быть закреплен за тренировкой

• Тренер не может быть закреплен за клиентом

• У сотрудника и у тренера может быть указано несколько ролей одновременно 

Комбинированные роли

Комбинация ролей позволит сотруднику иметь доступ в несколько разделов и совершать целевые действия.

 Это необходимо в случаях, когда сотрудник совершает операции, доступ к которым содержится в других ролях, например, продает абонементы и работает с расписанием.

Комбинировать роли просто - достаточно выбрать несколько ролей в карточке сотрудника и сохранить их. После этого у сотрудника откроются новые разделы и функции. Комбинировать можно несколько ролей в рамках одной учетной записи сотрудника.

О более гибких настройках роли можно узнать у специалистов технической поддержки.