Шаг 1. Как создать доступ для сотрудников и настроить роли
В ФитБейс допустимое количество сотрудников никак не ограничено — вы можете добавить в систему всех менеджеров, администраторов и тренеров. В программе у каждого работника будет личный кабинет со своим набором функций и доступов.
Вход в программу с логином и паролем сотрудника открыт по общей ссылке с любого устройства: компьютера или мобильного телефона. Администраторы и менеджеры могут работать с расписанием, клиентами и продажами, а тренеры — отмечать клиентов на тренировке и самостоятельно заносить персональные занятия.
Лайфхак для быстрого входа в программу: откройте в смартфоне встроенный браузер → перейдите по ссылке вашей версии ФитБейс → введите логин и пароль → выберите «Добавить на экран Домой». Так ярлык веб-страницы сохранится на рабочем столе в телефоне и позволит быстро заходить в систему.
Добавить тренера
Для создания кабинета тренера перейдите:
Раздел Сотрудники → Кнопка «Добавить тренера»
Электронная почта, пароль от кабинета, имя и фамилия тренера — обязательные поля. Заполнять ли остальные поля — ваш выбор.
- E-mail (электронная почта) — логин сотрудника для входа в личный кабинет. Можно указать реальную почту или произвольный логин, который содержит символы «@» и «.».
- Пароль. Задайте простой пароль (например, 12345). Тренер сможет поменять его при первом входе в программу.
- Телефон. Добавьте номер телефона тренера, чтобы с ним всегда могла связаться команда клуба.
- Добавочный № — это внутренний номер сотрудника, который используется при интеграции с IP-телефонией.
- Фото. Оно отображается в виджете онлайн-расписания и в мобильном приложении. Допустимый размер фотографии — до 1 мб.
- Роль. По умолчанию будет установлена роль «Тренер». Если хотите, чтобы тренер мог управлять расписанием клуба, добавьте роль «Фитнес-директор».
- Подразделения. Отобразится автоматически как только вы добавите в него тренера в разделе Настройки → Справочники → Занятия.
- Показывать на сайте. Включите эту функцию, чтобы тренер отображался в онлайн-расписании и в мобильном приложении.
- Дополнительные разрешения. Если хотите открыть сотруднику доступ к дополнительным функциям, напишите в чат с техподдержкой (виджет для начала диалога расположен в правом нижнем углу сайта).
Добавить сотрудника
Для создания профилей менеджеров или администраторов:
Раздел Сотрудники → Кнопка «Добавить сотрудника»
Сотруднику можно назначить определённую роль в программе или несколько ролей, в зависимости от функционала.
Роли сотрудников в программе
От того, какую роль вы назначите сотруднику, зависит, к каким разделам программы у него будет доступ. При этом в ФитБейс для одного работника можно выбрать одну или несколько ролей.
👨 Администратор
Это самая высокая роль: у сотрудника есть доступ ко всем филиалам, функциям сервиса и разделам, в том числе к Рабочему столу.
👨 Управляющий
Эта роль подойдет тому, кто управляет клубом или студией: доступ есть к Рабочему столу и всем другим разделам, кроме:
- Касса
- Настройки → Интеграции.
- В карточке клиента у абонементов нет кнопки «Шестеренка», по нажатию на которую открывается окно редактирования доступных посещений и дней заморозки.
👨 Фитнес-директор
Сотрудник с этой ролью может управлять расписанием и другими работниками. Имеет доступы, указанные ниже.
Раздел График и расписание:
Все возможности.
Раздел Сотрудники:
Редактирование данных сотрудников и их описание.
Нет возможности отредактировать роль и доступные филиалы.
Раздел Отчёты и аналитика:
Раздел Ресепшен:
Все возможности.
Раздел Настройки:
Справочники: Услуги, Товары, Занятия.
Финансовые планы.
Виджеты.
Раздел Мобильное приложение → Отзывы
- Просмотр, модерация и удаление отзывов
👨 Старший менеджер
Эта роль позволяет смотреть все отчёты и настройки ФитБейс, имеет доступы:
Раздел Заявки:
Все возможности.
Раздел Клиенты:
Все возможности, перечисленные у роли «Менеджер».
Редактирование полей «Менеджер» и «Контакты» в карточке клиента.
Удаление посещений из абонементов и услуг.
Редактирование даты активации и срока действия абонементов.
Удаление активации и изменение срока действия услуги.
Раздел Задачи:
Все возможности.
Раздел Отчёты и аналитика:
Раздел Ресепшен:
Все возможности.
Раздел Настройки:
Справочники: Структура, Абонементы, Услуги, Товары (кроме возможности изменять существующие поставки), Промокоды, Занятия, Рекламные источники
Автоматизация
Заработная плата
Финансовые планы
Виджеты
Раздел График и расписание:
- По умолчанию, доступ к расписанию отключен. Если добавить дополнительную роль Фитнес-директор сотруднику в разделе Сотрудники, то будет возможность добавлять групповые и персональные тренировки, а так же добавлять и редактировать записи клиентов на занятия.
👨 Менеджер
Эта роль дает доступы и возможности, указанные ниже.
Раздел Заявки:
Поиск, создание и редактирование заявок.
Раздел Клиенты:
Поиск карточек клиентов.
Создание новых карточек клиентов.
Добавление абонементов, услуг, товаров, депозитов (без типа операции «Бонус») и задач.
Редактирование номера карты клиента.
Блокировка клиента.
Редактирование карточки клиента (кроме контактов и менеджера)
Смена абонемента с доплатой (если абонемент на которой необходимо сменить — дешевле).
Оформление абонемента на другого клиента.
Заморозка абонемента.
Продление абонемента (покупка нового такого же).
Добавление бонусных дней абонементу.
Закрытие абонемента.
Вывод на возврат (необходимо подтверждение возврата от «Управляющего» или «Администратора»).
Раздел Задачи:
Просмотр и поиск задач.
Создание новых задач.
Выполнение, перенос и удаление задач.
Раздел Отчёты и аналитика:
Раздел Ресепшен:
Все возможности
👨 Администратор ресепшен
Сотрудник с этой ролью может запускать клиентов в клуб и имеет следующие возможности.
Раздел Отчёты и аналитика:
Раздел Ресепшен:
Поиск клиентов.
Вход и выход клиентов.
Смена статуса записи на занятие.
Активация доступных услуг.
Добавление услуг и товаров выбранному клиенту.
Просмотр доступных абонементов, услуг, товаров и посещений клиента.
👨 Кассир
Роль, которая позволяет зайти в два раздела:
Отчёты и аналитика:
Касса:
Проведение оплат и возвратов, выведенных на кассу.
Добавление расходов.
Закрытие и открытие смены на кассе.
Добавление изъятий и внесений.
👨 Тренер
Эта роль дает возможность отмечать посещение тренировок и заносить в расписание персональные занятия. Доступ открывается к разделу — График и расписание и вкладкам:
Единая сетка расписания.
Групповые занятия. У занятия показано его название, количество свободных записей и тренер. Не показаны записи внутри группового занятия.
Персональные тренировки. Показаны только свои тренировки.
График работы. Показан только свой график работы. Доступно его изменение.
Профили всех работников заполняются так же, как и профили тренеров. Но есть несколько нюансов:
Сотрудник не может быть закреплен за тренировкой
Тренер не может быть закреплен за клиентом
У сотрудника и у тренера может быть указано несколько ролей одновременно
Доступ в филиалы
Если у вашего клуба несколько филиалов, вы можете настроить доступ в эти филиалы для сотрудников. Для этого в карточке сотрудника выберите нужные значения:
Сотрудник с доступом в несколько филиалов сможет переключать их в правом верхнем углу страницы:
Обратите внимание: у сотрудника с ролью «Администратор» по умолчанию есть доступ во все филиалы клуба.
Уволить сотрудника
Если личный кабинет сотрудника больше не актуален, профиль можно убрать в архив. Тогда сотрудник не сможет заходить в личный кабинет.
Важно! Если уволился администратор или менеджер, клиентскую базу этого сотрудника нужно передать другому менеджеру. Как это сделать, читайте в статье о массовых действиях по ссылке: 🔗help.fitbase.io/article/3814
Что-то не получилось? Напишите техподдержке ФитБейс через виджет в правом нижнем углу экрана или в Telegram — мы поможем разобраться.