Шаг 1. Как создать доступ для сотрудников и настроить роли

В этой статье объясняем, как создать для всех сотрудников личные кабинеты с разными правами доступа и ограничениями

В ФитБейс допустимое количество сотрудников никак не ограничено — вы можете добавить в систему всех менеджеров, администраторов и тренеров. В программе у каждого работника будет личный кабинет со своим набором функций и доступов. 

Вход в программу с логином и паролем сотрудника открыт по общей ссылке с любого устройства: компьютера или мобильного телефона. Администраторы и менеджеры могут работать с расписанием, клиентами и продажами, а тренеры — отмечать клиентов на тренировке и самостоятельно заносить персональные занятия. 

Лайфхак для быстрого входа в программу: откройте в смартфоне встроенный браузер → перейдите по ссылке вашей версии ФитБейс → введите логин и пароль → выберите «Добавить на экран Домой». Так ярлык веб-страницы сохранится на рабочем столе в телефоне и позволит быстро заходить в систему.


Добавить тренера

Для создания кабинета тренера перейдите:
Раздел Сотрудники → Кнопка «Добавить тренера» 

 

Электронная почта, пароль от кабинета, имя и фамилия тренера — обязательные поля. Заполнять ли остальные поля — ваш выбор.

  • E-mail (электронная почта) — логин сотрудника для входа в личный кабинет. Можно указать реальную почту или произвольный логин, который содержит символы «@» и «.». 
  • Пароль. Задайте простой пароль (например, 12345). Тренер сможет поменять его при первом входе в программу. 
  • Телефон. Добавьте номер телефона тренера, чтобы с ним всегда могла связаться команда клуба. 
  • Добавочный № — это внутренний номер сотрудника, который используется при интеграции с IP-телефонией. 
  • Фото. Оно отображается в виджете онлайн-расписания и в мобильном приложении. Допустимый размер фотографии — до 1 мб. 
  • Роль. По умолчанию будет установлена роль «Тренер». Если хотите, чтобы тренер мог управлять расписанием клуба, добавьте роль «Фитнес-директор».
  • Подразделения. Отобразится автоматически как только вы добавите в него тренера в разделе Настройки Справочники Занятия.
  • Показывать на сайте. Включите эту функцию, чтобы тренер отображался в онлайн-расписании и в мобильном приложении.
  • Дополнительные разрешения. Если хотите открыть сотруднику доступ к дополнительным функциям, напишите в чат с техподдержкой (виджет для начала диалога расположен в правом нижнем углу сайта). 

Добавить сотрудника

Для создания профилей менеджеров или администраторов:
Раздел Сотрудники →  Кнопка «Добавить сотрудника» 

Сотруднику можно назначить определённую роль в программе или несколько ролей, в зависимости от функционала.

Роли сотрудников в программе

От того, какую роль вы назначите сотруднику, зависит, к каким разделам программы у него будет доступ. При этом в ФитБейс для одного работника можно выбрать одну или несколько ролей.

👨 Администратор
Это самая высокая роль: у сотрудника есть доступ ко всем филиалам, функциям сервиса и разделам, в том числе к Рабочему столу.

👨 Управляющий
Эта роль подойдет тому, кто управляет клубом или студией: доступ есть к Рабочему столу и всем другим разделам, кроме:

  • Касса
  • Настройки Интеграции.
  • В карточке клиента у абонементов нет кнопки «Шестеренка», по нажатию на которую открывается окно редактирования доступных посещений и дней заморозки.

👨 Фитнес-директор
Сотрудник с этой ролью может управлять расписанием и другими работниками. Имеет доступы, указанные ниже.

Раздел График и расписание:

  • Все возможности.

Раздел Сотрудники:

  • Редактирование данных сотрудников и их описание.

  • Нет возможности отредактировать роль и доступные филиалы.

Раздел Отчёты и аналитика:


Раздел Ресепшен:

  • Все возможности.

Раздел Настройки:

  • Справочники: Услуги, Товары, Занятия.

  • Финансовые планы.

  • Виджеты.

Раздел Мобильное приложениеОтзывы

  • Просмотр, модерация и удаление отзывов

👨 Старший менеджер
Эта роль позволяет смотреть все отчёты и настройки ФитБейс, имеет доступы:

Раздел Заявки:

  • Все возможности.

Раздел Клиенты:

  • Все возможности, перечисленные у роли «Менеджер».

  • Редактирование полей «Менеджер» и «Контакты» в карточке клиента.

  • Удаление посещений из абонементов и услуг.



  • Редактирование даты активации и срока действия абонементов.

  • Удаление активации и изменение срока действия услуги.

Раздел Задачи:

  • Все возможности.

Раздел Отчёты и аналитика:

Раздел Ресепшен:

  • Все возможности.

Раздел Настройки:

  • Справочники: Структура, Абонементы, Услуги, Товары (кроме возможности изменять существующие поставки), Промокоды, Занятия, Рекламные источники

  • Автоматизация

  • Заработная плата

  • Финансовые планы

  • Виджеты

Раздел График и расписание:

  • По умолчанию, доступ к расписанию отключен. Если добавить дополнительную роль Фитнес-директор сотруднику в разделе Сотрудники, то будет возможность добавлять групповые и персональные тренировки, а так же добавлять и редактировать записи клиентов на занятия.


👨 Менеджер
Эта роль дает доступы и возможности, указанные ниже.

Раздел Заявки:

  • Поиск, создание и редактирование заявок.

Раздел Клиенты:

  • Поиск карточек клиентов.

  • Создание новых карточек клиентов.

  • Добавление абонементов, услуг, товаров, депозитов (без типа операции «Бонус») и задач.

  • Редактирование номера карты клиента.

  • Блокировка клиента.

  • Редактирование карточки клиента (кроме контактов и менеджера)

  • Смена абонемента с доплатой (если абонемент на которой необходимо сменить — дешевле).

  • Оформление абонемента на другого клиента.

  • Заморозка абонемента.

  • Продление абонемента (покупка нового такого же).

  • Добавление бонусных дней абонементу.

  • Закрытие абонемента.

  • Вывод на возврат (необходимо подтверждение возврата от «Управляющего» или «Администратора»).

Раздел Задачи:

  • Просмотр и поиск задач.

  • Создание новых задач.

  • Выполнение, перенос и удаление задач.

Раздел Отчёты и аналитика:

Раздел Ресепшен:

  • Все возможности


👨 Администратор ресепшен
Сотрудник с этой ролью может запускать клиентов в клуб и имеет следующие возможности.

Раздел Отчёты и аналитика:

Раздел Ресепшен:

  • Поиск клиентов.

  • Вход и выход клиентов.

  • Смена статуса записи на занятие.

  • Активация доступных услуг.

  • Добавление услуг и товаров выбранному клиенту.

  • Просмотр доступных абонементов, услуг, товаров и посещений клиента.


👨 Кассир
Роль, которая позволяет зайти в два раздела:

Отчёты и аналитика:



Касса:

  • Проведение оплат и возвратов, выведенных на кассу.

  • Добавление расходов.

  • Закрытие и открытие смены на кассе.

  • Добавление изъятий и внесений.

👨 Тренер
Эта роль дает возможность отмечать посещение тренировок и заносить в расписание персональные занятия. Доступ открывается к разделу — График и расписание и вкладкам:

  • Единая сетка расписания.

  • Групповые занятия. У занятия показано его название, количество свободных записей и тренер. Не показаны записи внутри группового занятия.

  • Персональные тренировки. Показаны только свои тренировки.

  • График работы. Показан только свой график работы. Доступно его изменение.



Профили всех работников заполняются так же, как и профили тренеров. Но есть несколько нюансов:

  • Сотрудник не может быть закреплен за тренировкой

  • Тренер не может быть закреплен за клиентом

  • У сотрудника и у тренера может быть указано несколько ролей одновременно 


Доступ в филиалы

Если у вашего клуба несколько филиалов, вы можете настроить доступ в эти филиалы для сотрудников. Для этого в карточке сотрудника выберите нужные значения:
Сотрудник с доступом в несколько филиалов сможет переключать их в правом верхнем углу страницы:

Обратите внимание: у сотрудника с ролью «Администратор» по умолчанию есть доступ во все филиалы клуба.

 Уволить сотрудника

Если личный кабинет сотрудника больше не актуален, профиль можно убрать в архив. Тогда сотрудник не сможет заходить в личный кабинет.

Важно! Если уволился администратор или менеджер, клиентскую базу этого сотрудника нужно передать другому менеджеру. Как это сделать, читайте в статье о массовых действиях по ссылке: 🔗help.fitbase.io/article/3814    



Что-то не получилось? Напишите техподдержке ФитБейс через виджет в правом нижнем углу экрана или в Telegram — мы поможем разобраться.


⬅️ 10 шагов для настройки ФитБейс

Работает на