🧑‍💻 Как запустить клиента в клуб и отметить посещение

В программе FitBase вы сможете отметить визит клиента и списать посещение несколькими способами:
Вручную в карточке клиента;
 Включить автоматическое списание посещения через предварительную запись на занятие.

Выберите для себя наиболее подходящий способ учёта посещений.
Обратите внимание, использование Входа через карточку клиента при включённых настройках автоматического списания посещений может привести к двойному списанию посещения.

Как отметить посещение клиента в карточке клиента

Переход в карточку клиента возможен из любого раздела программы: введите данные имени, номера карты или телефона (достаточно ввести 4 последние цифры) в строке поиска.

• Для запуска по абонементу нажмите Впустить.

• Для запуска по Услуге откройте вкладку услуги и нажмите Активировать.

• Для списания посещения задним числом откройте карточку клиента, вкладку Абонементы и нажмите на ➕  напротив строки Кол-во посещений. Введите дату и время посещения, а затем Добавить.

• Так же возможно внести изменения в услугу клиента, для этого необходимо нажать Редактировать.
  Возможно изменить следующие параметры:
  1. Количество оставшихся использований
  2. Менеджера продажи
  3. Тренера
             

Списание посещений через расписание

Для списания посещений через расписание, привяжите занятия к абонементам и услугам

• Первый способ – задать условия для посещения в настройках шаблона абонемента или услуги.

Настройки -> Справочники -> Абонементы/Услуги

В настройках шаблона абонемента необходимо выбрать занятия, которые можно посещать – одно, несколько или все сразу. 

• Второй  способ – задать условия для посещения в настройках шаблона абонемента или услуги.

Настройки -> Справочники -> Занятия -> Шаблоны занятий -> Изменить -> Вкладка Связанные абонементы/услуги

После привязки занятий к услугам и абонементам, перейдите в раздел «График и расписание», нажмите на любое созданное занятие и перейдите во вкладку «Записи». Выберите клиента, которого необходимо записать на занятие и в дальнейшем отметить посещение, также вы можете отсканировать номер карты клиента использую считыватель и система сразу найдёт клиента.

Отметить посещение клиента можно в как во вкладке «Записи», так и в карточке этого клиента. Для этого необходимо нажать на текущий статус и выбрать новый - «Пришёл», либо просто нажать на галочку.

Если у клиента несколько оснований, выберите нужное для списания посещения, перед указанием статуса «Пришёл».

Готово! Посещение зафиксировано в отчете по посещениям (Отчёты и аналитика -> Посещения), в карточке клиента во вкладке Посещения и в абонементе (или услуге, если она является основанием) 

Чтобы посмотреть информацию о записи клиента, в карточке занятия в сетке расписания нажмите на иконку информации у записи.

Будет открыто всплывающее окно с подробной информацией о смене статуса клиента.
 

На скриншоте видим, что запись была создана сотрудником Admin в 20.06.2022 и автоматически установлен статус «Подтверждено», так как у клиента было основание на момент записи. После этого, тот же сотрудник через минуту изменил статус записи на «Пришел».

Автоматическое списание посещений

Если в студии или клубе не предусмотрена стойка Ресепшен во входной зоне, то настройте автоматические списания. Этот функционал будет работать в случае, если в клубе организована предварительная запись на занятия.

Создайте шаблоны занятий

Настройки -> Справочники -> Занятия 

Выберите необходимые настройки

A. При записи на занятие у клиента автоматически появляется статус «Подтверждено», по умолчанию всегда «Не подтверждено». Действует для клиентов, которые: 1) записались через виджет расписания или мобильное приложение, 2) имеют основание, разрешающее посещать данное занятие.

B. При ручной установке статуса «Поздняя отмена» занятие автоматически списывается. Действует в случае, если клиент сообщил об отмене записи позже, чем разрешено отменять запись.

C. Настройка времени в минутах для ранней отмены. Применимо для клубов с высокой заполняемостью занятий. В мобильном приложении позднее установленного времени отменить запись будет невозможно.

D. Если статус «Пришёл» будет проставлен вручную до окончания тренировки, то занятие спишется моментально. 

Е. Сразу после окончания занятия автоматически спишутся посещения со всех, кто: 1) был на него записан, 2) имеет основание для посещения, 3) со статусом «Подтверждено».

Если клиент записался на занятие, которое не привязано к его абонементу или услуге, то автоматического списания не произойдет: в карточке занятия в основании будет прочерк и статус "Не подтверждено".

Вся статистика посещений отображается разделе Отчёты -> Посещения после окончания занятия.

Что-то не получилось? Напишите техподдержке ФитБейс через виджет в правом нижнем углу экрана или в Telegram — мы поможем разобраться.