🪪 Карточка занятия, статусы записи

Вы уже создали сетку расписания по инструкции.  Далее разберем, карточку самого занятия и её возможности: 

⚫ Возможности внутри карточки занятия

Вы можете открыть карточку занятия в расписании и взаимодействовать с добавленной тренировкой и клиентами клуба. Сотрудник может выполнять следующие действия:

▶ Записать клиента на тренировку - нажмите на необходимое занятие в расписании. В открывшемся окне выберите поле и укажите фио/номер телефона/карточку клиента. Нажмите кнопку “Записать”. 

▶ Добавить нового клиента в систему - если пользователь не добавлен в систему, вы можете создать его с помощью кнопки “Добавить нового клиента”, после этого добавить его на занятие.

▶ Продать подходящий абонемент или услугу - в случаях, когда клиент записан на занятие и у него нет подходящего абонемента или услуги, вы можете продать его через карточку занятия и сразу списать посещение. Для этого нажмите на строчку “Продать абонемент или услугу” и выполните продажу. О том, как проводить продажу описано в нашей статье: https://help.fitbase.io/article/4906

▶ Сменить статус записи клиента - в данном разделе вы можете самостоятельно сменить статус записи клиента. Подробнее о статусах описано в статье: https://help.fitbase.io/article/8850

▶ Увидеть подробную информацию о записи - кликнув на значок “i”, вы увидите историю записи и смены статусов посещения у клиента.

▶ Продлить запись клиента - нажав на иконку закругленной стрелки, вы сможете продлить запись клиента на определенные занятия. Это экономит время, при записи клиентов на групповые занятия, например, секции.

▶ Удалить запись клиента - удаляет запись клиента из системы. Информация об удалении доступна сотруднику с ролью “Администратор” в разделе “График и расписание” - “Записи” - “Лог”

▶ Заменить тренера - заменяет тренера в расписании. В виджет расписания и мобильное приложение выводится фио замененного и текущего тренера. Если необходимо заменить тренера без вывода информации клиентам, выберите нового заменяющего тренера с помощью раздела “Настройки”.

▶ Перенести занятие - переносит занятие в расписании. Информация о первоначальной дате тренировки не отображается.

▶ Отменить занятие - закрывает запись на тренировки и подразумевает, что занятие не состоится.

▶ Остановить запись - ограничивает запись на занятия. Выставляется в случае, когда необходимо ограничить запись новых клиентов, но тренировка по-прежнему состоится. 

▶ Написать всем клиентам - массово оповестить клиентов через смс/пуш уведомление/мессенджер при наличии интеграции. Используется в случае переноса, отмены или замены тренера на занятии.

▶ Во вкладке «Настройка» в занятии в сетке расписания так же имеется удобная кнопка «Редактировать шаблон», по нажатию на которую открывается всплывающее окно с шаблоном занятия из раздела Настройки -> Справочники -> Занятия.

▶ Вкладка Записи –  видим, число записанных клиентов из количества доступных записей (2 из 2) и количество клиентов, которые находятся  «В ожидании».

Как вы заметили, на предыдущем скриншоте видно, что в основании клиента показано, сколько осталось занятий и срок действия абонемента или услуги. 

Возможно выбрать основание из абонементов и услуг, которые доступны у клиента.

▶ В карточке тренировки возможно увидеть когда и кем была произведена запись, для этого нажмите на иконку информации у записи.

Будет открыто всплывающее окно с подробной информацией о смене статуса клиента. 

На скриншоте ниже видим, что запись была создана сотрудником Admin в 20.06.2022 и автоматически установлен статус «Подтверждено», так как у клиента было основание на момент записи. После этого, тот же сотрудник через минуту изменил статус записи на «Пришел».

Для того чтобы установить статус «Пришёл» у клиента, нажмите на галочку рядом с именем клиента.

Таким образом, вы изменили статус записи клиента на «Пришёл» в один клик.

⚫ Виды статусов записи

Каждая запись клиента имеет свой определенный статус в Фитбейс, разберем значение каждого:

Не подтверждено – клиент записан на занятие и у него нет оплаченного основания для посещения (абонемент или услуга)

Подтверждено – клиент записан на занятие и у него есть оплаченное основание для посещения (абонемент или услуга). Обычно этот статус устанавливается автоматически, если у клиента на момент записи есть активное основание (абонемент или услуга), разрешающее посещение.

В ожидании – клиент в листе ожидания. Если кто-то из записанных освободит место, система автоматически запишет клиента на занятие

Пришел – клиент отметился на занятии. Статус можно установить вручную или автоматически — в момент окончания занятия, если включена соответствующая настройка.

Не пришел – клиент пропустил занятие без предупреждения. Посещение может списаться или не списаться — зависит от настроек клуба.

Поздняя отмена – клиент отменил запись, но уже после установленного вами срока (например, менее чем за 2 часа до начала). При включенной настройке «Списывать занятие при установке статуса “Поздняя отмена”» с абонемента клиента спишется посещение .

Отказался – клиент самостоятельно или через администратора отменил запись в разрешенное время (обычно задолго до занятия). Посещение не списывается.

В ожидании оплаты – это технический статус, который присваивается записи на N минут (в зависимости от настроек, раздел Настройки – Справочники – Занятия) при создании записи на занятии, которое требует основания. Через N минут после установки статуса – запись переходит в статус Подтверждено (в случае оплаты клиентом), либо запись удаляется с занятия (в случае не оплаты).

⚠️Любой статус вы можете установить вручную в карточке клиента, во вкладке Записи или в карточке занятия. 

Используйте настройки из раздела Настройки -> Справочники -> Занятия. 
Они предназначены для автоматического проставления статусов. Более подробно в статье по ссылке. 

Что-то не получилось? Напишите техподдержке ФитБейс через виджет в правом нижнем углу экрана или в Telegram — мы поможем разобраться.