🧑‍💻 Как запустить клиента в клуб и отметить посещение

В программе FitBase вы сможете отметить визит клиента и списать посещение несколькими способами:
Вручную в разделе Ресепшн или в карточке клиента;
 Включить автоматическое списание посещения через предварительную запись на занятие.

Выберите для себя наиболее подходящий способ учёта посещений.
Обратите внимание, использование Входа через Ресепшн при включённых настройках автоматического списания посещений может привести к двойному списанию посещения.

Как отметить визит клиента по абонементу в разделе Ресепшн 

Основанием для посещения занятия может быть купленный клиентом абонемент или услуга, статус таких клиентов: "Открыт" или "Потенциальный".

Доступ в раздел Ресепшн есть у всех ролей сотрудников, кроме Кассир и Тренер:
Какие роли могут быть у сотрудников?: https://help.fitbase.io/article/3808

В разделе Ресепшен поиск клиента возможен по фамилии, номеру телефона, номеру карты, по пластиковой, электронной и карте с QR-кодом, через турникеты СКУД.

В данном разделе так же можно увидеть следующие параметры:

• Фото клиента
• ФИО клиента
• Время входа клиента
• Выхода клиента
• Время нахождения клиента в клубе

Поставьте курсор в строку Поиск, начните вводить данные или приложите карту клиента к считывателю, справа отобразится карточка клиента.
Нажмите кнопку Вход – если клиента нужно впустить, и кнопку Выход – когда клиент вышел из клуба:

• Если статус клиента "Новый", "Заблокирован" или "Закрыт", то Вход не произойдёт. Продайте клиенту абонемент или услугу.
• Товар и услуга могут быть добавлены прямо из раздела Ресепшн. Для добавления абонемента перейдите в карточку клиента – нажмите на ФИО под фотографией.
• При Входе через Ресепшн произойдет списание посещения из действующего абонемента клиента.
• Если у клиента несколько абонементов, то при Входе система предложит выбрать, какой абонемент использовать:
  
  
  
• При Входе через Ресепшн можно выбрать, на какое занятие по расписанию клуба идёт клиент:
  
  Настройка включается в разделе Настройки - Справочники - Абонементы (Выбор занятия при входе):
  

Как отметить визит клиента по услуге в разделе Ресепшн

Запуск клиентов по Гостевым, Разовым посещениям или на Персональную тренировку осуществляется по услуге кнопкой Активировать:

После активации услуги, клиент появится в списке всех присутствующих в клубе:

После окончания занятия и выхода клиента, нажмите кнопку Выход.

Как отметить посещение клиента в карточке клиента

Переход в карточку клиента возможен из любого раздела программы: введите данные имени, номера карты или телефона (достаточно ввести 4 последние цифры) в строке поиска.

• Для запуска по абонементу нажмите Впустить.

• Для запуска по Услуге откройте вкладку Покупки -> услуги и нажмите Активировать.

• Для списания посещения задним числом откройте карточку клиента, вкладку Абонементы и нажмите на ➕  напротив строки Кол-во посещений. Введите дату и время посещения, а затем Добавить.

• Так же возможно внести изменения в услугу клиента, для этого необходимо нажать Редактировать.
  Возможно изменить следующие параметры:
  1. Количество оставшихся использований
  2. Менеджера продажи
  3. Тренера
  

Списание посещений через расписание

Для списания посещений через расписание, привяжите занятия к абонементам и услугам

• Первый способ – задать условия для посещения в настройках шаблона абонемента или услуги.

Настройки -> Справочники -> Абонементы/Услуги

В настройках шаблона абонемента необходимо выбрать занятия, которые можно посещать – одно, несколько или все сразу. 

• Второй  способ – задать условия для посещения в настройках шаблона абонемента или услуги.

Настройки -> Справочники -> Занятия -> Шаблоны занятий -> Изменить -> Вкладка Связанные абонементы/услуги

После привязки занятий к услугам и абонементам, перейдите в раздел «График и расписание», нажмите на любое созданное занятие и перейдите во вкладку «Записи». Выберите клиента, которого необходимо записать на занятие и в дальнейшем отметить посещение, также вы можете отсканировать номер карты клиента использую считыватель и система сразу найдёт клиента.

Отметить посещение клиента можно в как во вкладке «Записи», так и в карточке этого клиента. Для этого необходимо нажать на текущий статус и выбрать новый - «Пришёл», либо просто нажать на галочку.

Если у клиента несколько оснований, выберите нужное для списания посещения, перед указанием статуса «Пришёл».

Готово! Посещение зафиксировано в отчете по посещениям (Отчёты и аналитика -> Посещения), в карточке клиента во вкладке Посещения и в абонементе (или услуге, если она является основанием) 

Чтобы посмотреть информацию о записи клиента, в карточке занятия в сетке расписания нажмите на иконку информации у записи (кнопка i).

Будет открыто всплывающее окно с подробной информацией о смене статуса клиента.
 

Например мы увидим, что запись была создана сотрудником Admin в 20.06.2022 и автоматически установлен статус «Подтверждено», так как у клиента было основание на момент записи. После этого, тот же сотрудник через минуту изменил статус записи на «Пришел».

Автоматическое списание посещений

Если в студии или клубе не предусмотрена стойка Ресепшен во входной зоне, то настройте автоматические списания. Это функционал будет работать в случае, если в клубе организована предварительная запись на занятия.

Подробнее в статье: Как настроить автоматическое списание занятий?

Как использовать гостевой визит?

Ваш клиент с абонементом позвал друга. И Вы хотите отметить посещение друга в системе. Перейдите в карточку клиента → на вкладку «Услуги» → нажмите на «Активировать» 

В открывшейся вкладке, выберете карточку клиента или создайте новую и заново пройдите к данной вкладке

После нажатия друг будет впущен в клуб
Примечание: По гостевому посещению нельзя отметить клиента на занятии статусом (гостевой визит не является основанием)

Что-то не получилось? Напишите техподдержке ФитБейс через виджет в правом нижнем углу экрана или в 🔗Telegram — мы поможем разобраться