🕛 Автоматическое списание занятий

❗Этот функционал полезен, если в клубе организована обязательная предварительная запись на тренировки. Система сама будет проверять, есть ли у клиента основание для посещения и списывать посещение после окончания тренировки. 

Запуск в клуб через Ресепшн в этом случае не требуется. Вам останется только проверить запись и отметить тех, кто не пришёл в карточке занятия до или во время тренировки.

Первоначально создайте Шаблоны занятий в разделе Настройки -> Справочники -> Занятия, инструкция по ссылке. 

Далее  перейдите в раздел "Настройки работы расписания" и установите необходимые галочки: 

1️⃣ Автоматически менять статус на “Подтверждена”, если у клиента есть основание — Абонемент или Услуга – если галочка включена, то при записи клиента с оплаченным основанием, запись автоматически сменит статус с "Не подтверждено" на "Подтверждено"

2️⃣ Ограничивать запись на занятия по остатку посещений – если галочка включена, то клиент не сможет записаться на бОльшее количество тренировок, чем у него осталось по абонементу.

Например, у клиента осталось 8 посещений из 10 по абонементу, он сможет записаться сразу максимум на 8 занятий по этому абонементу, на 9 система не даст возможности записаться, так как у него уже не будет "оплаченного основания для посещения". Актуально для случаев, чтобы клиенты без оплаченного абонемента не занимали места на тренировках. 

3️⃣ Автоматически менять статус на "Пришел" после завершения занятий. Действует для записей со статусом "Подтверждено" при наличии основания — Абонемента или Услуги – если галочка включена, то статус записи автоматически изменится с Подтверждено на Пришел после завершения занятия, если у клиента есть оплаченное основание. 

Дополнительно можно указать условие, что проводить автосмену статуса только для тех клиентов, которые вошли в клуб (то есть были отмечены через раздел Ресепшен или СКУД). 

4️⃣  Списывать занятие при установке статуса "Пришел" и "Поздняя отмена". При изменении этого статуса произойдет возврат услуги – при установленных галочках, автоматически будет списываться занятие с абонемента при ручной или автоматической смене статуса.
5️⃣ Запретить устанавливать статус "Пришел" или "Поздняя отмена" без наличия основания — Абонемента или Услуги – если галочки включены, то администратор не сможет изменить статус, пока у клиента не будет основания для посещения этого занятия.

Необходимо для избежания ситуаций, когда администратор пропускает клиент без оплаты на занятие и потом забывает провести продажу. 

6️⃣  Клиент не может отписаться с занятия после наступления периода “Поздней отмены” – при установленной галочке, клиент не сможет отметить свою запись самостоятельно. 

7️⃣  Выводить статусы "Новый клиент" и "Первый раз на занятии" в расписании и карточке занятия – при установленной галочке, администратор будет видеть клиента, который первый раз на занятии и сможет провести экскурсию по студии, продать абонемент и др. 

8️⃣ Списывать посещение с абонемента при установке статуса "Не пришел" – если галочка включена, то при установке этого статуса, спишется занятие с абонемента у клиента. 

9️⃣ Скрыть количество свободных мест от клиентов – при включенной галочке, в мобильном приложении и виджете расписания, клиенты не будут видеть, сколько свободных мест осталось на занятие. 

1️⃣0️⃣ Дожидаться появления основания в течение 3 часов – при включенной записи в течение 3 часов после окончания занятия, система будет проверять записи в статусах Подтверждено и Не подтверждено. Если в это время у клиента появляется основание для посещения этого занятия статус записи поменяется на Пришел. По истечении этого времени, всем записям без списания основания присвоится статус Не пришел. 

1️⃣1️⃣ Ограничить автоматический перевод из листа ожидания за XX минут до начала занятия – установите время до начала занятия, за которое клиенты не будут автоматически переводится из Листа ожидания на тренировку. 

Чтобы исключить случаи, когда освободилось место на занятии за 1ч до его начала, и автоматически будет записан клиент из Листа ожидания, но он просто не успеет доехать до студии или не сможет, а занятие у него будет списано. 

1️⃣2️⃣ Перерыв между занятиями в графике персональных тренировок (мин) – это время, которое будет заложено на перерыв тренеру после проведения персональной тренировки, на это время не запишется другой клиент.

Пример: у тренера персональная тренировка с 10:00 до 11:00, перерыв в настройках 15 минут, следующий клиент сможет записаться на ближайшее время 11:15.

Шаг для графика персональных тренировок – это периодичность, с которой в мобильном приложении будет предлагаться время для записи к тренеру. 

Пример 1: у тренера график с 10:00 до 15:00, и нет ни одной записи еще в этот день, в настройке шага указано 90 минут. Клиентам в мобильном приложении будут предлагаться следующие слоты для записи: 10:00, 11:30, 13:00. 

Пример 2: у тренера график с 10:00 до 15:00, в настройке шага указано 60 минут. Есть одна запись с 10:00 до 11:30 . Клиентам в мобильном приложении будут предлагаться следующие слоты для записи: 11:30, 12:30, 13:30.

То есть в этой настройке учитываются:

✔ график работы тренера
✔ перерывы между персональными тренирвками
✔ длительность тренировки
✔ групповые записи, если их проводит тренер

1️⃣3️⃣ Время ожидания оплаты при записи на занятие без основания, если наличие основание обязательно для записи (мин) – это время, которое система будет ожидать оплату по текущей записи клиента, запись  в течение этого времени будет в статусе "В ожидании оплаты". Если в этот период клиент не произведет оплату, то запись будет удалена

1️⃣4️⃣ На какое кол-во занятий клиент может записаться  – вы можете задать максимальное количество записей на одного клиента (с учетом или без персональных тренировок), в данном случае система не будет опираться на наличие основания у клиента, а просто на количество уже созданных записей.