Раздел Касса

Из статьи вы узнаете об основных функциях раздела Касса, как совершать продажи и проводить расходы

"Галя, отмена!" — это не про нас.
FitBase предлагает простой и удобный процесс ведения кассовых операций, продаж и отчётности.
Инструкция как подключить и настроить кассовый аппарат по ссылке: 🔗https://help.fitbase.io/article/3800

Для работы с фискальным кассовым аппаратом официально оформленному сотруднику необходимо указать роль "Кассир" и его ИНН в карточке сотрудника - раздел Сотрудники, инструкция по ссылке 🔗https://help.fitbase.io/article/3841

Основные функции кассы

Откройте раздел Касса.

Вверху страницы в виде вкладок выводится список кассовых аппаратов, которые вы добавите в систему. В каждой вкладке отображается информация о продажах за текущую смену, а также остаток наличных средств. Всего существует 3 типа кассовых аппаратов:
Фискальный касса - данный тип подразумевает, что к компьютеру подключён кассовый аппарат, который выдает чеки и фиксирует все операции с передачей данных в налоговую инспекцию;
Принтер чеков - данный тип используется для подключения принтера чеков. При совершении продажи, FitBase занесёт информацию о платеже в базу данных, а также произведёт печать чека. Через принтер чеков данные в налоговую инспекцию не отправляются;
Виртуальная касса - этот тип кассы используется если ваши кассовые аппараты работают в автономном режиме и их невозможно подключить к FitBase. При продаже данные о платеже сохранятся в базу данных FitBase, а по кассе платеж необходимо провести вручную.


Для управления кассовыми аппаратами, в открытой вкладке доступны следующие функции:

  • Открыть смену
    В начале рабочего дня необходимо открыть смену в каждом кассовом аппарате, при этом из фискальной кассы напечатается чек отчёта об открытии смены;
  • Закрыть смену
    В конце рабочего дня используйте кнопку Закрыть смену для каждой кассы.
    Из фискального кассового аппарата напечатается z-отчёт - это отчёт продаж с гашением за текущую смену.
    Z-отчёт - длинный чек с отчётом по всем операциям фискального кассового аппарата. В нём указаны общие продажи за смену с разделением на способ оплаты, указанием всех проведённых возвратов и итоговой суммы выручки.
    Z-отчёт сверяется с данными из Отчёта по продажам программы FitBase;
  • +Внести
    Используется для пополнения баланса кассы методом внесения наличных средств. В случае использования фискального кассового аппарата будет напечатан чек.
    Например, утром ваш постоянный клиент пришёл на персональную тренировку и хочет оплатить наличными. Это ваша первая продажа за день. Услуга стоит 2000 руб., клиент даёт вам купюру в 5000 руб. Для того чтобы провести продажу и выдать сдачу 3000 руб., вам необходимо сделать внесение в кассу на 3000 руб.
    Внесение может потребоваться если вы совершаете возврат продажи за наличные клиенту, а денежных средств от выручки недостаточно;
  • -Изъять
    Используется для изъятия наличных денег из кассы. Например, при инкассировании выручки в банк или перемещение наличных внутри клуба - из кассы в сейф в конце дня или при большой сумме наличности в кассе. В случае использования фискального кассового аппарат будет напечатан чек;
     
  • Добавить расход
    Используется для записи расходов клуба, например, заработной платы сотрудникам. Далее в статье вы увидите более подробно как провести расход;
  • Х-отчёт
    Используется для печати X-отчёта для фискального кассового аппарата и сверки текущих продаж с отчётом продаж из раздела Отчёты - Отчёт по продажам. Для сверки продаж по каждому кассовому аппарату используйте фильтры в отчёте продаж по юр.лицу или способу оплаты:


Совершая продажи в течение дня, в разделе Касса вы видите общие продажи за смену с разделением на суммы по способу оплаты, а также всего наличных в кассе:

Итого за смену - общая выручка продаж.
Наличные за смену - выручка продаж за наличные деньги за текущую смену.
Безнал за смену - выручка продаж по банковской карте за текущую смену.

В кассе (наличные) - наличные деньги в кассе. Общий баланс наличных денег в кассе переходит из одной смены в другую с нарастающим итогом, то есть эта сумма не обнуляется с открытием смены. 

Уменьшить остаток наличных в кассе можно с помощью функции изъятия  

С помощью кнопки Настройка кассы можно включить автоинкассацию* наличных денежных средств в конце рабочего дня:

*Для фискальной кассы данную опцию нужно включить дополнительно в настройках ККМServer.
❗ Для всех виртуальных касс автоинкассация включена по умолчанию.

Как совершить продажу

Совершить продажу возможно в карточке клиента сразу при добавлении нужного абонемента/услуги/товара. Также возможно добавить платёж в раздел Касса.
В разделе Касса справа от нужного платежа кнопка Оплатить:
В открывшемся окне выберите Способ оплаты и Кассовый аппарат* - кнопка
Подтвердить оплату:

* Если невозможно выбрать кассовый аппарат для оплаты, убедитесь, что смена для него открыта.
❗Если смена кассы открыта более 24 часов, вы не сможете совершать продажи пока не проведёте закрытие и повторное открытие смены.

При комбинированном способе оплаты используйте кнопку Комбо, клиент сможет разделить оплату покупки на карту и наличные. Введите необходимые суммы для каждого типа внесения средств в соответствующую строку:

Из фискального кассового аппарата выйдет один чек на общую сумму покупки с разделением по способу оплаты.

В настройках кассы добавлена интеграция с эквайринговым терминалом. С этой настройкой продажа с помощью банковской карты станет ещё проще.
Если у вас уже есть эквайринговый терминал, подключенный к ПК и фискальный кассовый аппарат, уже работающий с FitBase - сообщите модель терминала в чат техподдержки FitBase🙌 

Как сделать возврат

Ошибочно проведённые продажи корректируются с помощью возврата. В карточке клиента выберите ошибочно проданный абонемент/услугу/товар - кнопка Возврат.
Перейдите в раздел Касса, справа от нужного платежа кнопка Возврат:

В открывшемся окне сумма к возврату отобразится со знаком -
Выберите Способ оплаты и Кассовый аппарат* - кнопка
Подтвердить оплату:
* Если невозможно выбрать кассовый аппарат для оплаты, убедитесь, что смена для него открыта.
❗Если смена кассы открыта более 24 часов, вы не сможете совершать продажи пока не проведёте закрытие и повторное открытие смены.

Возврат в программе FitBase фиксируется в Отчёте по продажам со знаком -
и уменьшает общую сумму продаж и баланс денежных средств в кассе.

Как провести расход

В процессе работы у клуба возникают расходы, например, на хозяйственные нужды, аренду, зарплату сотрудникам и др.
Для проведения расхода в программе в разделе Касса используйте кнопку Добавить расход:


Внесите сумму расхода, выберите тип (наличные или карту) и кассу. Также укажите Категорию структуры* расхода и оставьте комментарий - название/основание для расхода. Укажите кассира и сохраните кнопкой Расход:


* Создать структуру расходов можно в разделе Настройки-Справочники-Структура-Категории-расходы, инструкция - 🔗https://help.fitbase.io/article/3801.

Созданный расход отобразится в Отчёте по расходам:


Работает на