🗓️ Шаг 2.1 Настройка и создание сетки расписания
Расписание отражает групповые и персональные тренировки, а также занятые часы аренды в клубе. Здесь показаны все тренировки, в том числе, которые не доступны к просмотру клиентам.
Дополнительно в данном разделе можно:
Настроить расписание, которое выводится клиентам в виджете расписания, личном кабинете и мобильном приложении
Скопировать расписание тренировок на будущие недели
Изменить параметры созданной тренировки: отменить её, перенести или произвести замену тренера на занятии
Отфильтровать информацию по типу тренировки, занятию, тренеру, месту проведения и возрасту
Перед созданием расписания, убедитесь, что у вас созданы шаблоны занятий.
⚫ Добавление групповой тренировки в расписание
▶ Для добавления занятия перейдите в раздел График и расписание – Расписание. ▶ Затем нажмите на кнопку «Добавить тренировку» -> Групповое занятие.
Необходимо заполнить следующие поля:
Тренировка - выводит список шаблонов занятия с типом “Групповое”. Если у вас не отображается занятие, перейдите в раздел Настройки - Справочники - Занятия и убедитесь, что у нужного шаблона выбран тип “Групповое”.
Тренеры - отображает список тренеров, которые привязаны к подразделению данного шаблона занятия. Если не отображается необходимый тренер, перейдите в раздел Настройки - Справочники - Занятия, проверьте связанное подразделение и наличие необходимого тренера в нем.
Место - место проведения занятия, привязанное к шаблону. Если у вас не отображается место, перейдите в раздел Настройки - Справочники - Занятия и убедитесь, что привязан необходимое место.
Дата тренировки - по умолчанию указывается сегодняшний день. Нажмите на иконку календаря и выберите необходимую дату проведения занятия. Вы можете указать будущую или прошедшую дату проведения тренировки.
Начало - время начала занятия.
Продолжительность - длительность тренировки в минутах. Можно указать произвольное значение, заменив его в отображаемом поле. Используется, если конкретная тренировка отличается по времени проведения от созданного шаблона.
Возраст - “Взрослые” указывается по-умолчанию и никак не влияет на запись клиентов. “Дети” - добавляет иконку в расписании. Указание возраста помогает фильтроваться в расписании сотрудникам.
Оплата - влияет на визуальное отображение и не ограничивает запись клиентов. Если необходимо ограничить запись клиентов только на тех, у кого есть подходящие абонементы или услуги, активируйте “Запись только с оплаченным основанием”.
Онлайн - позволяет добавить тренировку с подключением в Zoom. Пользователи увидят ссылку на трансляцию.
Предварительная запись - выводит возможность записаться на занятие и выводит количество доступных мест. Указывается на занятиях, где требуется предварительная запись. Если не указать параметр, то клиенты будут видеть занятие в расписании, но не смогут записаться.
Открыть запись в - устанавливает время, в которое откроется запись на тренировку.
Закрыть запись за N часов - устанавливает время, в которое закроется запись на тренировку. Если не будет записей за выставленное время, запись закроется автоматически и тренер не будет проводить занятие.
Закрывать вне зависимости от количества записей - закрывает запись на тренировку, даже если есть записавшиеся клиенты.
Время ранней отмены - указывает за какое количество минут, клиент может отказаться от своей записи без списания посещения.
В правом боковом меню отображаются абонементы и услуги, по которым можно посещать данное занятие и по ним будет происходить списание. Доступные для посещения обязательно необходимо указать из списка, чтобы у клиентов списывались посещения.
Нажмите “Создать”, убедитесь в том, что занятие появилось в сетке расписания.
Чтобы создать сетку расписания по групповым тренеровкам, воспользуйтесь дополнительными настройками:
⚈ Повторение занятий в расписании
Вы можете заполнить один раз групповые занятия в расписании и скопировать их на следующие недели. Для этого необходимо:
▶ Создать занятие в расписании. Переходим в это занятие, нажав на него в сетке расписания и открываем вкладку «Повторение расписания».
▶ Здесь вы указываете, по каким дням недели, в какое время, каким тренером и в каком зале это занятие проводится.
Например, если занятие Zumba проводится по понедельникам, средам и пятницам в 10:00 и 16:00 разными тренерами, указываем следующие параметры:
Для создания цикличного расписания, где занятия проходят в разные дни, время и с участием разных тренеров, выполните следующие шаги в блоке «Дни повторения»:
Выберите дни недели: Нажмите на иконки соответствующих дней (например, ПН, СР, ПТ).
Установите время и тренера для каждого слота:
В выбранный день введите время начала занятия (например, 10:00) и выберите Тренера из выпадающего списка.
Укажите локацию (например, Большой зал).
Добавьте дополнительные занятия в тот же день:
Нажмите «+ Еще одну», чтобы создать второй временной слот (например, на 16:00).
Назначьте другого специалиста (например, Тренер 2) и выберите зал.
Сохраните изменения: После заполнения параметров для всех необходимых дней нажмите зеленую кнопку «Сохранить» в нижней части экрана.
После заполнения дней недели и времени, укажите дату, до которой будут скопированы занятия с учетом выбранных дней повторения.
Например, если занятие Zumba проводится до 31 августа каждый понедельник, среду и пятницу, то указываем дату 31.08.2022. Эту дату можно поменять в любое время.
Нажимаем «Сохранить». Видим, что теперь в расписании есть занятия по понедельникам, средам и пятницам до 31 августа.
Необходимо таким образом создать все тренировки и указать повторы так, чтобы расписание было полностью настроено.
Еще один пример с занятием Pilates:
В скопированных с помощью повторения занятиях можно изменить тренера в занятии (либо отметить замену, например, когда тренер в отпуске) или удалить занятие на любой неделе, это не повлияет на повторение данного занятия на другой неделе.
Пример. Каждую неделю по понедельникам в занятии изменяется тренер. Чтобы указать на каждой неделе в этом занятии разных тренеров, создайте занятие и укажите повторение занятия с любым из тренеров, после чего вручную измените его на каждой неделе: перейдите в сетке расписания на нужную дату, откройте это занятие и укажите нужного тренера. Данный выбор тренера не повлияет на другие повторённые занятия.
Если вы уже продлили расписание до определённого числа, и вам нужно продлить его еще, необходимо выбрать самое последнее занятие, которое было продлено, после чего перейти во вкладку «Повторение расписания» и указать новую дату завершения повторения. Тогда новые тренировки в расписании будут созданы только после выбранного занятия, не повлияв на созданные ранее.
⚈ Удаление скопированных занятий
Пример: создано занятие Pilates до 31.02.2024. Сегодня 05.02.2024. Следующее занятие пройдет 06.02.2024, после чего нам нужно удалить повторение расписания. Заходим в занятие 06.02.2024 и ограничиваем продление занятия до 06.02.2024. Как результат получим, что все занятия после 06.02.2024 были очищены из расписания.
Важно! Перед очисткой убедиться, что в очищенном периоде не будет записей клиентов, они тоже будут удалены. В случае случайного удаления, обратитесь в техническую поддержку за восстановлением тренировок
⚈ Копирование и очистка расписания занятий
Если нужно скопировать расписание с одной недели на другую, то для этого необходимо нажать на кнопку - «Скопировать расписание» в разделе Расписание, затем в появившемся окне нужно выбрать необходимые периоды и выполнить копирование
Для того чтобы выполнить очистку расписания, нужно нажать на корзинку рядом с кнопкой - «Скопировать расписание», далее необходимо выбрать период и шаблоны занятий которые подвергнутся очистке 
⚫ Добавление персональной тренировки в расписание
Для добавления занятия перейдите в раздел График и расписание - Расписание. Затем нажмите на кнопку Добавить тренировку - Персональное занятие.
Далее необходимо заполнить следующие поля:
Тренировка - выводит список шаблонов занятия с типом “Персональное”. Если у вас не отображается занятие, перейдите в шаблон занятий и убедитесь, что выбран тип “Персональное”.
Тренеры - отображает список тренеров, которые привязаны к подразделению данного шаблона занятия. Если не отображается необходимый тренер, перейдите в шаблоны занятий, проверьте связанное подразделение и наличие необходимого тренера в нем.
Место - место проведения занятия, привязанное к шаблону. Если у вас не отображается место, перейдите в шаблон занятий и убедитесь, что привязан необходимое место.
Дата тренировки - по умолчанию указывается сегодняшний день. Нажмите на иконку календаря и выберите необходимую дату проведения занятия. Вы можете указать будущую или прошедшую дату проведения тренировки.
Начало - время начала занятия.
Клиент - укажите клиента из системы, если он не заведен в системе - вы можете создать его с помощью кнопки “Добавить клиента”. После создания он будет записан на тренировку. Актуально, если клиент приходит впервые на занятие и сразу записывается на пробную персональную тренировку.
Примечания - пометка о клиенте, отображается в настройках занятия.
Продолжительность - длительность тренировки в минутах. Можно указать произвольное значение заменив его в отображаемом поле. Используется, если конкретная тренировка отличается по времени проведения от созданного шаблона.
Время ранней отмены - указывает за какое количество минут, клиент может отказаться от своей записи без списания посещения.
В правом боковом меню отображаются услуги, по которым можно посещать данное занятие и по ним будет происходить списание.
⚈ График работы тренеров
Чтобы клиенты могли записаться онлайн на персональную тренировку в мобильном приложении, необходимо установить график работы тренеров. Выполните следующие шаги:
▶ Откройте раздел График и расписание – График работы тренеров
▶ 1 – через кнопку "плюс" вы можете добавить график тренера на выбранный день, в эти слоты к нему смогут записаться клиенты на персональную тренировку
▶ 2 – через кнопку "Постоянный график" вы можете добавить график на определнный период времени, в эти слоты к нему смогут записаться клиенты на персональную тренировку
▶ Вы может указать рабочие дни тренера по дням недели и начала окончание рабочего дня, а также заполнить график на несколько недель вперед.
Важно: если в течение рабочего дня тренер проводить групповую тренировку, то на это время клиенты не смогут записаться на персональную тренировку, Фитбейс автоматически определяет, что тренер в это время занят.
⚫ Добавление аренды в расписание
Для добавления аренды перейдите в раздел График и расписание - Расписание. Затем нажмите на кнопку Добавить тренировку - Аренда.
Далее необходимо заполнить следующие поля:
Тренировка - выводит список шаблонов занятия с типом “Групповое”. Если у вас не отображается занятие, перейдите в шаблон занятий и убедитесь, что выбран тип “Групповое”.
Место - место проведения занятия, привязанное к шаблону. Если у вас не отображается место, перейдите в шаблон занятий и убедитесь, что привязан необходимое место.
Дата тренировки - по умолчанию указывается сегодняшний день. Нажмите на иконку календаря и выберите необходимую дату проведения занятия. Вы можете указать будущую или прошедшую дату проведения тренировки.
Начало - время начала занятия.
Продолжительность - длительность тренировки в минутах. Можно указать произвольное значение заменив его в отображаемом поле. Используется, если конкретная тренировка отличается по времени проведения от созданного шаблона.
Возраст - “Взрослые” указывается по-умолчанию и никак не влияет на запись клиентов. “Дети” - добавляет иконку в расписании. Указание возраста помогает фильтроваться в расписании сотрудникам.
Оплата - влияет на визуальное отображение и не ограничивает запись клиентов. Если необходимо ограничить запись клиентов только на тех, у кого есть подходящие абонементы или услуги, активируйте “Запись только с оплаченным основанием”.
Онлайн - позволяет добавить тренировку с подключением в Zoom. Пользователи увидят ссылку на трансляцию.
Время ранней отмены - указывает за какое количество минут, клиент может отказаться от своей записи без списания посещения.
Дополнительно по работе с Арендой в статье.
Как работать с фильтрами в Расписании и с сеткой расписания подробнее в статье.