Готовы облегчить вам жизнь!  

ФитБейс сообщит вам, если клиент давно не посещал клуб или если заканчивается абонемент, напомнит, когда нужно позвонить и поздравить клиента с днём рождения, а также оповестит клиента о времени начала тренировки и не только. 

🔗 Карта взаимодействия с клиентом

Переходим в раздел ФитБейс Настройки → Автоматизация:

В разделе уже есть шаблоны основных автоматических задач и действий.
При необходимости, вы можете изменить, отключить или вовсе убрать в архив какую-то автозадачу:

Нажмите на название созданной автоматизации, чтобы изменить её:

Также здесь можно делать фильтрацию по следующим параметрам:
– По названию;
– По триггеру;
– По филиалу;
– По действию.

Можно создать новое автоматическое действие.
Для этого нужно нажать на функциональную кнопку:

После того, как мы нажали кнопку для создания, нам необходимо выбрать триггер из выпадающего списка:

В зависимости от того, какой триггер мы выбрали, у нас будет меняться список действий и фильтров. Список действий, доступных для выбора:

• Создать задачу;
  – постановка задачи на ответственного менеджера, на конкретного менеджера или же на всех;
  – тип задачи: звонок, встреча, показ или же задание;
  – Срок выполнения. Указывается либо конкретное время, либо же задача ставится на весь день;
  – Статус задачи. Здесь назначается приоритет: обычная или важная.

• Отправить SMS;

• Отправить push-уведомление клиенту;
  При выборе триггеров «Начало занятия», «Запись на занятие» появляется выбор дополнительного действия для клиента «Действие по клику: открыть окно отзыва о тренере»;

• Начислить бонусы;
  – формат начисления: либо процент от стоимости абонемента или услуги, либо фиксированное количество бонусов;
  – Значение бонуса: сколько начислить при срабатывании триггера;
  – Длительность бонусов (в днях);

• Смена этапа воронки;

• Присвоить тег;

• Отправить сообщение в мессенджер.

При выборе триггера «Создание клиента», у нас будут следующие доступные действия:

Триггеры «Создание клиента», «Активация абонемента», «Ожидается платёж по рассрочке», «Запись заблокирована», «Запись разблокирована»:

• Создать задачу;

• Отправить SMS;

• Отправить push-уведомление клиенту;

• Отправить сообщение в мессенджер.

Триггеры «День рождение», «Пополнение депозита», «Количество дней, которые клиент не ходил в клуб»:

• Создать задачу;

• Отправить SMS;

• Отправить push-уведомление клиенту;

• Начислить бонусы;

• Отправить сообщение в мессенджер.

Триггеры «Продажа абонемента», «Продажа услуги»:

• Создать задачу;

• Отправить SMS;

• Отправить push-уведомление клиенту;

• Начислить бонусы;

• Смена этапа воронки;

• Отправить сообщение в мессенджер.

Триггеры «Использование абонемента», «Окончание абонемента», «Использование услуги», «Окончание услуги», «Нет движения по воронке N дней»:

• Создать задачу;

• Отправить SMS;

• Отправить push-уведомление клиенту;

• Смена этапа воронки;

• Отправить сообщение в мессенджер.
  
  

Триггеры «Начало занятия», «Запись на занятие», «Изменение статуса записи»:

• Создать задачу;

• Отправить SMS;

• Отправить push-уведомление клиенту;

• Отправить push-уведомление тренеру;

• Отправить сообщение в мессенджер.
  
  

Триггер «Изменение этапа у воронки»:
Этот триггер срабатывает в момент, когда на выбранный этап перемещается заявка.

• Создать задачу;

• Отправить SMS;

• Отправить push-уведомление клиенту;

• Присвоить тег;

• Отправить сообщение в мессенджер.

⚡️Чтобы была возможность отправлять сообщения в мессенджер, обратитесь к менеджеру. Для этого подключается интеграция с FitbaseChat: https://help.fitbase.io/article/15768

Также, в зависимости от выбранного триггера, будет меняться список фильтров, которые можно применить. Всего есть 4 фильтрации:

1) По клиенту:

• Возраст – указывается больше, меньше или равно, чем N значение, которое задали;

• Пол – мужской или женский;

• Статус – подробнее здесь: https://help.fitbase.io/article/3807

• Есть мобильное приложение – это позволит делить автоматические действия для тех, у кого оно есть и на тех, кто его ещё не скачал или не включил push-уведомления.

2) По абонементу:

• Название – здесь выбираются абонементы, которые уже созданы;

• Тип – в зависимости от настройки вашего абонемента, фильтруете их по клубным, студийным или корпоративным;

• Продолжительность – указывается срок действия абонемента больше, меньше или равно заданному значению;

• Осталось посещений – касается лимитных абонементов, которые ограничены по количеству посещений.

• Новый – является ли эта покупка нового абонемента или же это продление. Срок продления можно настроить в разделе Настройки → Справочники → Абонементы в основных настройках.
  

• Активирован;

• Тип оплаты.
  *при выборе триггера «Активация абонемента» добавляются два поля:

• Не был в клубе N дней от момента активации абонемента;

• Автоматическая активация по сроку – это актуально, чтобы отслеживать тех клиентов, у которых абонемент активировался самостоятельно через N дней с момента продажи;

3) По услуге:

• Название – здесь выбираются услуги, которые уже созданы;

• Количество в блоке – сколько всего активаций есть у услуги. Этим фильтром можно отсечь разовые посещения, например;

• Осталось услуг – больше, меньше или равно заданному количеству;

• Первичное использование – по аналогии с активацией абонемента. В случае, если пакет услуг не использовался раньше, то при выборе фильтра “Да” – сработает автоматизация.

• Тип оплаты.

4) По заявке:

• Воронка – в случае, если у вас больше, чем одна воронка продаж, то здесь выбираете нужную из выпадающего списка;

• Этап воронки – какой этап воронки задействуется для выполнения условия;

• Тег на заявке – укажите существующий тег, автоматическое действие будет работать с заявками, помеченными им.

• Рекламный источник – откуда пришла заявка;

• Время срабатывания триггера – задержка, которая позволит вернуть заявку на другой этап, пока задача не создалась;

Важно: условия выполнения действия являются необязательными полями для заполнения, поэтому ненужные поля можно пропустить.

Как правильно составляется автоматизация.

При построении собственных автоматических действий важно определиться с тем, как они будут работать и при каких условиях. По этой причине мы начинаем настройку с:

1. Названия:

2. Выбор филиала:

3. Выбора нужного триггера:

4. Заполнения фильтров:

5. Выбора действия:

6. Когда задача будет сформирована:При сдвиге по времени обращайте внимание на подсказку ниже. Она поможет точно определить то, когда будет выполнено действие.
   
   

7. Текст, который будет отправлен клиенту push-уведомлением или же описанием задачи:Важно: для каждого триггера могут меняться переменные, которые можно использовать в сообщении. Чтобы их подставить, вам необходимо скопировать переменную вместе с “{{ }}” в текст сообщения.

3. Кнопка «Сохранить» 💾; 

Рассмотрим примеры на практике.

Например, вы хотите создать простую задачу, чтобы сотрудник клуба позвонил новому клиенту на следующий день и предложил записаться на пробное занятие.

Вам нужно создать автоматическое действие с такими условиями:

1. Название задачи;

2. Триггер «Создание клиента»;

3. Выбрать на каких филиалах действует;

4. Условия: статус клиента «Новый»;

5. Действие «Создать задачу»;

6. Назначение ответственных — «Все»;

7. Тип задачи «Звонок»;

8. Время выполнения задачи и её статус;

9. День формирования задачи — «-1»;
   Обратите внимание на подсказку в синем поле, она сориентирует, когда задача будет сформирована.

10. Описание задачи для сотрудника в шаблоне сообщения;

11. Кнопка «Сохранить» 💾;

Когда данная автоматизация впервые создаст свою первую задачу, то мы можем посмотреть историю по ним в «Созданных задачах»:

Сами задачи высвечиваются в одноимённом разделе «Задачи»:

Рассмотрим ещё один пример.

Например, вы хотите предупреждать ваших клиентов через WhatsApp, когда они перемещаются из листа ожидания в основную группу:

1. Название задачи;

2. Триггер «Изменение статуса записи»;

3. Выбрать на какой филиал действует;

4. Условия:
   Предыдущий статус записи – «В ожидании»;
   Статус записи – «Подтверждено», «Не подтверждено»;

5. Действие «Отправить сообщение в мессенджер».
   Выбираем номер телефона, через который будем отправлять;

6. Задача будет сформирована «0»;

7. Текст, который будет отправлен клиенту через мессенджер:

8. Кнопка «Сохранить» 💾;

Теперь, после того, как клиент перейдёт из листа ожидания в основную группу, то ему будет отправлено сообщение в мессенджер. Статус отправки проверяется в «Списке сообщений в соц.сетях»:

Рассмотрим пример, как можно автоматизировать работу с заявками.

Например, вы хотите, чтобы заявка автоматически перемещалась на этап «Пробная тренировка» после того, как новый клиент сходил на занятие:

1. Название задачи;

2. Триггер «Окончание услуги»;

3. Выбрать на какой филиал действует;

4. Условия:
   Статус клиента – «Новый»;
   Название – выбираем из списка услуги, которые используются для пробных занятий;

5. Действие «Смена этапа воронки»;

6. Воронка назначения «Новые клиенты»;

7. Этап воронки «Пробная тренировка»;

8. В данном случае текст сообщения любой;

9. Кнопка «Сохранить» 💾;

Теперь, после окончания услуги «Пробное занятие» все новые клиенты, которые есть в воронке выбранного филиала, переместятся на этап «Пробная тренировка».

Подробнее про взаимодействие с разделом «Заявки»: https://help.fitbase.io/article/3995

Филиальные настройки.

При составлении автоматизации важно разграничить настройки, которые будут использоваться на одном филиале, а какие будут работать сразу всех.

Так, например, триггеры «Изменение этапа у воронки», «Нет движения по воронке N дней» – это всегда настройки конкретного филиала, у которого воронка продаж и её этапы может отличаться от других филиалов.

Также при выставлении конкретного филиала и используя триггеры: «Окончание абонемента», «Окончание услуги», «Использование услуги», «Использование абонемента», «Продажа абонемента», «Продажа услуги» и «Активация абонемента» – в первую очередь, смотрят на “Доступные филиалы”, указанные в шаблоне самого абонемента или услуги.

Пример: вы хотите, чтобы клиентам, у которых годовые абонементы, с филиала “Солнечный” отправлялись push-уведомления за неделю до окончания.

1. Название задачи;

2. Триггер «Окончание абонемента»;

3. Выбрать филиал «Солнечный»;

4. Условия:
   Есть мобильное приложение – «Да, пуши включены»;
   Продолжительность абонемента = «12»;

5. Действие «Отправить push-уведомление»;

6. Когда задача будет сформирована: «7»;

7. Текст, который будет отправляться клиенту;

8. Кнопка «Сохранить» 💾.

При таких настройках, не имеет значения, какие “Доступные клубы” у клиента в его карточке. Push-уведомление будет отправлено тем клиентам, у которых есть активные абонементы с доступом к филиалу «Солнечный».